Regelmatig, begrijpelijk en transparant, zal het betrouwbaar zijn, betalingen gemakkelijker en sneller maken en het aantal onbetaalde facturen verminderen.
Ontdek hier alles omtrent facturatie wat we voor u kunnen implementeren.
Ongeacht de factureringsmethoden van het kantoor, zijn tijdmeting en registratie van gewerkte uren waardevolle hulpmiddelen. Ze zijn ook tijdrovend en kunnen worden gezien als een vorm van toezicht, wat kan leiden tot een gebrek aan vertrouwen van het management. Echter, wanneer het gebruikte hulpmiddel voor tijdmeting geen extra dagelijkse handelingen vereist, de informatie automatisch in de dossiers wordt opgenomen en de uiteindelijke controle van geregistreerde of niet-geregistreerde gewerkte uren bij de advocaten ligt, krijgen de gewerkte uren hun volledige waarde: facturatie die dichter bij de werkelijkheid ligt, analyse van de werkdruk van teams, winstgevendheid van dossiers...
Facturatie op basis van gewerkte uren is niet geschikt voor alle soorten dossiers of klanten, vooral bedrijven en instellingen die inzicht nodig hebben in hun uitgaven om hun budgetten beter te kunnen beheren. Voor hen kiest men voor een abonnement of een pakket, die veel voorspelbaarder en budgetteerbaar zijn. Deze factureringsmodaliteiten moeten vooraf worden ingesteld in de factureringssoftware. De bedragen of de verwachte werktijden in het pakket of abonnement moeten worden gespecificeerd en de planning moet worden bepaald, waarbij elke verrichting of gewerkte tijd vervolgens kan worden afgetrokken van het pakket of abonnement.
Het beheren van facturatie kan niet worden beperkt tot het controleren van factureerbare bedragen, gefactureerde bedragen, write-offs, etc. Advocaten moeten controle kunnen houden over hun facturatie, en als massa- of periodieke facturatie de norm is voor sommige kantoren, is een voorafgaande controle van de facturen voordat ze worden verzonden nuttig voor eventuele correcties: extra tijd, correcties van gewerkte uren, etc. Deze voorfacturatiestap kan een goede manier zijn om klantrelaties persoonlijker te maken en de facturatie van het kantoor te monitoren.
Het factureren van een dossier bestaat niet alleen uit het optellen van de gewerkte uren voor de behandelde verrichtingen. Afhankelijk van de aard van het dossier kunnen er veel uitgaven en kosten zijn die moeten worden toegevoegd aan de facturatie. Een factureringssoftware die is ontworpen voor advocaten maakt het mogelijk om deze elementen toe te voegen en ze te onderscheiden van de overige gefactureerde bedragen, voor meer transparantie voor de klanten. Op dezelfde manier moeten de door klanten gedane betalingen worden geregistreerd zodra ze zijn ontvangen.
Een gezonde cashflow is afhankelijk van de tijdige betaling van uitgestuurde facturen. Zoals bij elk bedrijf kunnen sommige facturen onbetaald blijven om verschillende redenen en voor verschillende duur. Het verzekeren van betaling van deze facturen is cruciaal voor de financiële gezondheid van een advocatenkantoor. Een geschikte factureringssoftware zal mogelijkheden bieden voor het instellen van herinneringen, met de inhoud en de termijnen van deze herinneringen bepaald door de gebruiker.
Klanten die moeite hebben met betalen reageren over het algemeen goed op herinneringen, zolang deze beleefd en preventief zijn in plaats van abrupt en dreigend, waardoor het aantal onbetaalde facturen al bij de eerste herinneringen sterk afneemt. Als er geen tijd is om deze onbetaalde facturen te beheren, kan de inning altijd worden uitbesteed aan gespecialiseerde diensten, die soms zelfs rechtstreeks vanuit de factureringssoftware van de kantoren kunnen opereren.
Een van de redenen waarom veel door advocatenkantoren uitgegeven facturen onbetaald blijven, is de betaalmethode zelf. Contante betalingen en cheques komen steeds minder voor, vooral omdat cheques in het kantoor moeten worden gedeponeerd of per post moeten worden verstuurd. Dergelijke anachronismen verdwijnen ten gunste van online betalingen per creditcard, een ontwikkeling die is aangedreven door e-commerce. Advocatenkantoren mogen hier geen uitzondering op zijn. Het implementeren van deze optie is eenvoudiger als er al een website is, waarbij de dienstverlener alleen een betaalpagina hoeft toe te voegen.
Het ontbreken van een website (ook een beetje anachronistisch) is echter geen belemmering voor het aannemen van online betalingen. Uw dienstverlener kan aanvullende oplossingen bieden, zoals een webpagina die is afgestemd op de stijl van uw kantoor, of direct in uw klantportaal.
