Optimaliseer de efficiëntie van uw dossierbeheer door vergetelheid en fouten te minimaliseren dankzij de automatisering van terugkerende en tijdrovende operaties.
De rationalisatie en automatisering van dossierbeheerprocedures vinden plaats in elke fase van hun bestaan binnen het kantoor, van ontwerp tot verzending, inclusief verificatie en ondertekening.
Deze verbeteringen beginnen met het opstellen van dossiers, wat een gestructureerd classificatiesysteem vereist voor alle documenten, contracten, correspondentie en facturen in de juiste secties. De verschillende juridische specialismen van een advocatenkantoor kunnen specifieke structuren vereisen. Het automatiseren van hun creatie volgens het beoogde juridische specialisme is een effectieve manier om een repetitief proces te vereenvoudigen en tijd te besparen. Het zorgt ook voor uniformiteit in de organisatie van dossiers binnen het kantoor, waardoor meerdere personen aan hetzelfde dossier kunnen samenwerken zonder tijd te verliezen met het zoeken naar de benodigde informatie.
Een andere methode om tijd te besparen en fouten in de dossierbehandeling te voorkomen, is het configureren van een reeks evenementen. Wanneer een procedure vaak wordt beheerd door een kantoor, zijn de opeenvolgende evenementen (afspraken, contracten, correspondentie, hoorzittingen, etc.) die de procedure vormen meestal identiek. Daarom kan een geschikt beheersoftwareprogramma deze evenementen orkestreren volgens een schema dat is vastgesteld door de wettelijke of gerechtelijke termijnen van de betreffende procedure. Bij elke deadline vindt men dan de benodigde documentmodellen, de samen te stellen stukken, de te plannen afspraken of vergaderingen, etc. Naast de bespaarde tijd en vermeden fouten, elimineert dit bijna volledig de risico’s van vergetelheid die een hele procedure kunnen compromitteren en de financiële verliezen die daaruit voortvloeien, die zowel de klantrelatie als de reputatie van het kantoor en zijn advocaten beïnvloeden.
Het opstellen van contracten of correspondentie is een van de meest cruciale en tijdrovende taken in het beroep van advocaat. Het is ook een moment waarop elk document, zin of woord een bron van fouten kan zijn. Om dit risico te verminderen en de creatie van deze documenten te versnellen, is het gebruik van up-to-date modellen essentieel. Het gaat niet alleen om een verzameling Word-documenten die op een harde schijf, een intern server of een systeem zoals Dropbox zijn opgeslagen, maar om echte sjablonen die zijn geïntegreerd in een kantoorbeheersoftware, die kunnen worden gecombineerd met de gegevens van de dossiers via een vraag-en-antwoordsysteem. Door deze sjablonen te combineren met de gegevens van de cliënten, verkrijgt men gestandaardiseerde, bijgewerkte en foutloze contracten en correspondentie.
Hoewel advocaten vaak verwijzen naar jurisprudentie, kan de geschiedenis van een kantoor ook een waardevolle bron zijn voor het opstellen van documenten. Een krachtige kantoorbeheersoftware maakt het mogelijk om alle documenten die het bevat te indexeren en biedt een krachtige en flexibele zoekmachine om zoekopdrachten uit te voeren volgens verschillende criteria, zoals het type document, het juridische specialisme, de auteur, het betreffende dossier of zelfs de inhoud van het document.
Met een systeem van digitale clausules is het eenvoudig om fragmenten van verschillende documenten te verzamelen om te beginnen met het opstellen van een nieuw document dat niet aanwezig is in de sjablonenbibliotheek, waardoor het syndroom van het witte blad wordt vermeden.
Een onafhankelijke advocaat valideert zijn eigen geschriften. In een georganiseerd kantoor waar partners, medewerkers en secretaresses samenwerken, moeten de geproduceerde documenten een gedefinieerd validatieproces volgen voordat ze worden verzonden naar rechtbanken, klanten of partners. Dit proces kan de levering van documenten vertragen en een risico vormen bij het uitvoeren van een juridische of gerechtelijke procedure, wat frustratie en ontevredenheid veroorzaakt voor zowel de advocaten als hun cliënten.
Gelukkig zijn de lederen parafen die ooit rondgingen om de handtekeningen van de partners te verzamelen, nu vervangen door digitale parafen die zijn geïntegreerd in kantoorbeheersoftware. De overdracht van documenten om te herzien, corrigeren en valideren is onmiddellijk, waardoor waarschuwingen en meldingen worden gegenereerd om te voorkomen dat geschriften “onderaan de stapel” blijven liggen.
Wanneer de geldigheid van de door het kantoor geproduceerde documenten hun ondertekening door een of meer betrokken partijen vereist, versnelt het gebruik van elektronische handtekeningen aanzienlijk de verwerking van dossiers door het elimineren van afdrukken, postverzendingen, ondertekeningsvertragingen en retourzendingen.
Een ander knelpunt in het proces van dossierbehandeling kan optreden bij de overdracht van informatie aan klanten of van hen. Traditionele communicatiemiddelen zoals e-mails en telefoons zijn vaak overbelast in advocatenkantoren, en een bericht kan meerdere dagen duren voordat het zijn bestemmeling bereikt. De implementatie van een klantenruimte elimineert deze bottleneck door een beveiligd kanaal tussen een advocaat en zijn cliënten te vestigen. De advocaat kan er documenten en stukken in plaatsen, procedurele deadlines aangeven (hoorzittingen, deadlines, etc.), en zijn cliënten kunnen hem gegevens en documenten sturen die direct aan hun dossier worden toegevoegd, zonder de e-mailinbox of de telefooncentrale te belasten.
Hetzelfde geldt voor de rechtbanken die hun communicatiekanalen al lang hebben gedigitaliseerd, en de overdracht van dossiers of stukken aan de griffies gebeurt nu rechtstreeks vanuit gespecialiseerde software die interfaces integreert zoals e-Barreau.
En wanneer postverzendingen nog steeds onmisbaar zijn, stellen e-mailoplossingen met ontvangstbevestiging advocatenkantoren ook in staat om uren en dagen te winnen, terwijl ze veilig blijven en de juridische waarde van de verzonden documenten niet in gevaar brengen.
