Gagnez en efficacité dans la gestion de vos dossiers en minimisant les oublis et les erreurs grâce à l’automatisation des opérations récurrentes et chronophages.
La rationalisation et l’automatisation des procédures de gestion de dossiers se déroulent à chaque phase de leur existence au sein du cabinet, depuis la conception jusqu’à l’expédition, incluant la vérification et la signature.
Ces améliorations débutent avec l’élaboration des dossiers, qui exige un système de classement structuré pour tous les documents, contrats, correspondances et factures dans les sections appropriées. Les diverses spécialités juridiques d’un cabinet d’avocats peuvent requérir des structures spécifiques. L’automatisation de leur élaboration selon la spécialité juridique visée est un moyen efficace de simplifier un processus répétitif et de gagner du temps. Elle assure aussi une uniformité dans l’organisation des dossiers au sein du cabinet, permettant à plusieurs individus de collaborer sur un même dossier sans perdre de temps à chercher l’information nécessaire.
Une autre méthode pour économiser du temps et prévenir les erreurs dans le traitement des dossiers est de configurer une séquence d’événements. Quand une procédure est fréquemment gérée par un cabinet, les événements qui se succèdent (rendez-vous, contrats, correspondances, audiences, etc.) et qui composent la procédure sont généralement identiques. Ainsi, un logiciel de gestion adapté peut orchestrer ces événements selon un calendrier fixé par les délais légaux ou judiciaires de la procédure concernée. À chaque échéance, on retrouve alors les modèles de documents nécessaires, les pièces à compiler, les rendez-vous ou réunions à planifier, etc. Outre le temps économisé et les erreurs évitées, cela élimine presque totalement les risques d’oubli qui pourraient compromettre une procédure entière et les pertes financières qui en découlent, affectant aussi bien la relation client que la réputation du cabinet et de ses avocats.
La rédaction de contrats ou de correspondances est l’une des tâches les plus cruciales et les plus consommatrices de temps dans la profession d’avocat. C’est également un moment où chaque document, phrase ou mot peut être source d’erreur. Pour diminuer ce risque et accélérer la création de ces documents, l’utilisation de modèles à jour est indispensable. Il ne s’agit pas simplement d’une collection de documents Word stockés sur un disque dur, un serveur interne ou un système comme Dropbox, mais de véritables gabarits intégrés dans un logiciel de gestion de cabinet, capables de se combiner avec les données des dossiers via un système de questions-réponses. En fusionnant ces gabarits avec les données des clients, on obtient des contrats et des correspondances standardisés, actualisés et sans erreurs.
Bien que les avocats se réfèrent souvent à la jurisprudence, l’historique d’un cabinet peut aussi constituer une ressource précieuse pour la rédaction de documents. Un logiciel de gestion de cabinet performant permet d’indexer tous les documents qu’il contient et offre un moteur de recherche puissant et flexible pour effectuer des recherches selon des critères variés tels que le type de document, la spécialité juridique, l’auteur, le dossier concerné ou encore le contenu du document.
Avec un système de clauses numériques, il est facile de regrouper des extraits de différents documents pour commencer la rédaction d’un nouveau document non présent dans la bibliothèque de gabarits, évitant ainsi le syndrome de la page blanche.
Un avocat indépendant valide lui-même ses écrits. Dans un cabinet organisé où associés, collaborateurs et secrétaires collaborent, les documents produits doivent suivre un processus de validation défini avant d’être transmis aux tribunaux, clients ou partenaires. Ce processus peut ralentir la livraison des documents et représenter un risque dans la réalisation d’une procédure légale ou judiciaire, engendrant frustration et insatisfaction tant pour les avocats que pour leurs clients.
Heureusement, les parapheurs en cuir qui circulaient jadis pour collecter les signatures des associés sont maintenant remplacés par des parapheurs numériques intégrés aux logiciels de gestion de cabinet. La transmission des documents à relire, corriger et valider est instantanée, générant des alertes et notifications pour éviter que des écrits ne restent “en bas de la pile”.
Lorsque la validité des documents produits par le cabinet exige leur signature par une ou plusieurs parties impliquées, l’utilisation de la signature électronique accélère considérablement le traitement des dossiers en éliminant les impressions, les envois postaux, les délais de signature et les retours postaux.
Un autre point de congestion dans le processus de traitement d’un dossier peut survenir lors de la transmission d’informations aux clients ou en provenance de ceux-ci. Les moyens de communication traditionnels tels que les emails et le téléphone sont souvent surchargés dans les cabinets d’avocats, et un message peut prendre plusieurs jours pour atteindre son destinataire. L’implémentation d’un espace client élimine ce goulot d’étranglement en établissant un canal sécurisé entre un avocat et ses clients. L’avocat peut y déposer des documents et des pièces, indiquer des échéances de procédure (audiences, dates limites, etc.), et ses clients peuvent lui transmettre des données et documents qui seront directement ajoutés à leur dossier, sans encombrer la boîte e-mail ou le standard téléphonique.
Il en va de même pour les tribunaux qui ont numérisé leurs canaux de communication depuis longtemps, et les transmissions de dossiers ou de pièces aux greffes se font maintenant directement depuis les logiciels spécialisés qui intègrent des interfaces telles qu’e-Barreau.
Et lorsque les envois postaux restent indispensables, les solutions de courrier électronique avec accusé de réception permettent également aux cabinets d’avocats de gagner des heures et des jours, tout en restant sécurisés et sans compromettre la valeur juridique des documents envoyés.
