Obtenez une vue d'ensemble synthétique de vos données opérationnelles : volume de dossiers traités, dossiers les plus rentables, tâches les plus chronophages, montants facturés et non facturés, montants encaissés...
Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour améliorer efficacement le fonctionnement d'un cabinet d'avocats :
Avant de plonger dans les chiffres générés par le traitement des dossiers d'un cabinet d'avocats, il est essentiel de s'assurer que le logiciel de gestion et de facturation du cabinet collecte correctement les données relatives à son activité. La première étape consiste à enregistrer le temps passé. Même si la facturation du cabinet n'en dépend pas directement (facturation forfaitaire, abonnements ou honoraires basés sur les résultats), mesurer le temps consacré aux différentes tâches, les diligences nécessaires pour les dossiers ainsi que d'autres activités non facturables (formation, gestion des équipes, recrutement...), offre une vision claire du travail accompli. Cela permet également de mettre en évidence les performances cachées des équipes, de détecter d'éventuels manques de ressources, et d'identifier les tâches les plus chronophages et les plus rentables.
Parallèlement, il est crucial d'accéder aux montants facturés dans le détail, dossier par dossier, par matière et même par personne, ainsi qu'aux montants réglés avec le même niveau de détail. Il en va de même pour les frais et débours, qui doivent également être pris en compte dans les calculs de rentabilité d'un dossier.
Accumuler des données est une chose, mais les analyser et en tirer des conclusions cohérentes en est une autre. Peu de personnes sont capables de le faire en observant simplement des colonnes de chiffres. Il est donc primordial d'obtenir des vues synthétiques et exploitables de ces données pour procéder efficacement à leur analyse. Pour plus d'efficacité, ces données doivent être disponibles en temps réel et leur conversion en graphiques doit pouvoir se faire directement dans la solution de gestion et/ou de facturation du cabinet, sans passer par un export de données et une utilisation dans Excel ou tout autre outil de Business Intelligence.
Le choix des données à analyser dépendra ensuite du cabinet et de ses associés :
Observées sur des périodes variables (dernier mois, 30 derniers jours, 3 derniers mois, année écoulée…), toutes ces données doivent pouvoir être comparées entre elles pour dégager des tendances, identifier des pistes d'amélioration et des axes de croissance.
