Pour qu'un logiciel de facturation soit efficace, il doit être régulier, compréhensible et transparent, inspirant ainsi confiance. Cela facilitera et accélérera les paiements tout en réduisant les impayés.
Les points clé à vérifier pour mettre en place des outils de facturation pour les cabinets d'avocats.
Peu importe les méthodes de facturation d'un cabinet, mesurer et enregistrer le temps passé est crucial. Bien que chronophages et souvent perçues comme une forme de surveillance, ces mesures sont essentielles pour une facturation précise. Un bon outil permettra une collecte automatique des données, libérant les avocats des tâches administratives fastidieuses, et garantissant une analyse précise de la charge de travail et de la rentabilité.
La facturation au temps passé n'est pas adaptée à tous les dossiers ou clients, notamment les entreprises et institutions qui ont besoin de visibilité sur leurs dépenses. Pour eux, les abonnements ou forfaits, plus prévisibles et budgétisables, sont recommandés. Ces modalités doivent être configurées à l'avance dans le logiciel de facturation, avec des montants et des temps de travail définis, permettant de déduire chaque tâche du forfait ou abonnement.
La gestion de la facturation ne se limite pas à examiner les montants facturables ou facturés. Un contrôle préalable des factures avant envoi est utile pour corriger les erreurs et ajuster les délais. Cette étape aide à personnaliser la relation client et à mieux suivre la facturation.
La facturation ne se limite pas aux heures travaillées. Selon la nature du dossier, il peut y avoir des débours et frais additionnels. Un logiciel adapté permet de gérer ces éléments distinctement pour plus de transparence, et de saisir les paiements dès leur réception.
Une trésorerie saine dépend du règlement ponctuel des factures. Les impayés, courants dans toute entreprise, nécessitent un système de relance efficace. Des relances courtoises et régulières réduisent les impayés. En cas de besoin, externaliser le recouvrement à des spécialistes peut être une solution efficace, notamment avec des services intégrés dans le logiciel de facturation.
L'une des raisons des impayés est souvent liée au mode de paiement. Les paiements en liquide et par chèque deviennent rares et anachroniques. Le paiement en ligne par carte bancaire, popularisé par le commerce électronique, s'impose de plus en plus. Mettre en place cette option, via un site Internet du cabinet ou une page dédiée, facilite grandement les transactions.
Même sans site web, l’adoption du paiement en ligne est possible grâce à des solutions alternatives proposées par les prestataires.
