Met DC-Archive wordt het archiveringsproces grotendeels geautomatiseerd, wat betekent dat u aanzienlijk minder tijd hoeft te besteden aan het handmatig ordenen en opslaan van documenten. Hierdoor kunt u meer tijd besteden aan uw kerntaken en klantgerichte activiteiten. Door deze automatisering wordt het risico op fouten verminderd, wat resulteert in een efficiënter beheer van uw documenten.
Dankzij de geavanceerde OCR-technologie (Optical Character Recognition) kunt u snel en eenvoudig door uw digitale archieven zoeken. De technologie maakt documenten doorzoekbaar, zodat u specifieke informatie binnen enkele seconden kunt vinden, zonder dat u stapels papieren hoeft door te nemen. Dit verhoogt de snelheid en precisie waarmee u toegang heeft tot belangrijke informatie.
Documenten die in A3-formaat zijn gescand, worden automatisch geconverteerd naar A4-formaat. Deze conversie zorgt ervoor dat de documenten beter leesbaar zijn en eenvoudiger kunnen worden afgedrukt of gedeeld, zonder verlies van kwaliteit. Dit verhoogt de bruikbaarheid en toegankelijkheid van uw documenten, wat essentieel is voor een soepel werkproces binnen uw notariaat.
Ontdek de veelzijdige functies van DC-Archive die speciaal zijn ontwikkeld om aan de unieke behoeften van notarissen te voldoen.
Met OCR-technologie worden alle letters en woorden in uw gescande documenten herkend en omgezet in doorzoekbare tekst. Dit stelt u in staat om snel specifieke documenten te lokaliseren, tekst te kopiëren en in andere bewerkbare formaten zoals Word of Excel te plakken. OCR verbetert de efficiëntie van uw kantoor aanzienlijk door handmatig zoeken en het overtypen van teksten overbodig te maken.
Bij het scannen van documenten in A3-formaat, zoals akten, wordt het formaat automatisch omgezet naar A4. Dit zorgt voor een consistent formaat dat eenvoudiger te lezen, te beheren en te archiveren is. Daarnaast kunnen de geconverteerde documenten zonder kwaliteitsverlies eenvoudig worden geprint, gedeeld en opgeslagen.
DC-Archive zorgt ervoor dat elk gescand document automatisch wordt hernoemd op basis van relevante inhoud, zoals bijvoorbeeld "Ikaroslaan 36 plan" in plaats van een generieke naam zoals "scan 123".
Deze functie maakt het eenvoudig om documenten snel te identificeren en terug te vinden, wat de algehele organisatie van uw archief verbetert.
Essentiële tools die uw helpen bij het bijhouden van uw archief.
Ontdek hoe u uw archief beter kan beheren
