Maximaliseer uw contactdatabase om het aantal behandelde dossiers door uw kantoor te verhogen en verbeter de klanttevredenheid terwijl u het werk van uw team vereenvoudigt.
Maximaliseer uw contactdatabase om het aantal behandelde dossiers door uw kantoor te verhogen en verbeter de klanttevredenheid terwijl u het werk van uw team vereenvoudigt.
Normaal gesproken worden deze taken uitgevoerd via telefoon, e-mail of tijdens persoonlijke afspraken. Deze kanalen zijn echter vaak overbelast en verliezen daardoor hun effectiviteit. Diverse tools kunnen deze situatie verbeteren:
Een digitale klantomgeving maakt real-time communicatie tussen het kantoor en de cliënten mogelijk: overdracht van documenten, proceduretermijnen, facturen, mogelijkheid tot online betaling, enz. Dit verlicht de traditionele communicatiekanalen en anticipeert op de (soms onverwachte) vragen van de cliënten. Voor een optimaal functioneren moet de beschikbaarstelling van elementen vanuit de beheersoftware zo veel mogelijk worden geautomatiseerd.
Het digitaliseren van de afspraakplanning en -beheer via online platforms verlicht het secretariaat van tijdrovende taken. Geïntegreerd met professionele agenda’s, openen deze platforms het kantoor voor een nieuwe klantengroep die gewend is alles online te regelen (banken, artsen, overheidsdiensten, enz.). Ze verminderen ook het aantal niet nagekomen afspraken door middel van notificaties en herinneringen. Gecombineerd met online vooruitbetalingen kunnen deze platforms zelfs no-shows elimineren.
Gestimuleerd door de opeenvolgende lockdowns van de afgelopen jaren, zijn videoconferenties en online consultaties nu duurzaam ingeburgerd in advocatenkantoren. Door het vermijden van verplaatsingen en gecombineerd met online vooruitbetalingen, dragen deze bij aan het verminderen van niet nagekomen afspraken.
Wat heeft het voor zin om communicatie en de overdracht van informatie en documenten te dematerialiseren als je uiteindelijk papieren versies van contracten of overeenkomsten moet ondertekenen en deze in meerdere exemplaren aangetekend moet versturen?
Elektronische handtekeningen en aangetekende brieven lossen het paradox op van de digitalisering van communicatie zonder afbreuk te doen aan de juridische waarde van de documenten. In domeinen zoals bedrijfssecretariaat, vastgoed, zakelijke dienstverlening, banken en verzekeringen, is de tijdwinst per document en handtekening aanzienlijk.
De tweede fase van de verbetering van de klantrelatie bestaat uit het valoriseren van de contactdatabase door te communiceren over de diensten en aanbiedingen die interessant kunnen zijn voor de huidige en potentiële klanten.
Voor effectieve communicatie is het cruciaal om het persoonlijke en professionele profiel van de cliënten, evenals de details van hun dossiers, goed te kennen. Een CRM-tool (Customer Relationship Management) is onmisbaar voor het verzamelen en benutten van deze informatie.
Na het verzamelen van de informatie, moet de contactdatabase worden gesegmenteerd in groepen van gelijke profielen en interesses voor gerichte communicatie. Deze segmentatie kan gebaseerd zijn op professionele of persoonlijke gegevens, in overeenstemming met de AVG. Hoe vollediger de profielen, hoe nauwkeuriger de segmentatie en gerichter de boodschappen zullen zijn.
Na het segmenteren van de contacten in de CRM-tool, moeten er promotionele berichten worden opgesteld voor de diensten en aanbiedingen. Deze berichten, gericht op een duidelijk gedefinieerde doelgroep, zullen specifieke en relevante thema’s en problemen behandelen.
